Home office: como estruturar e fortalecer o vínculo com a equipe

Cada vez mais pessoas e empresas estão adotando o home office. Porém, a implementação dessa modalidade precisa ser planejada para funcionar bem tanto na parte técnica quanto nas relações de trabalho.

Trabalhar a partir da própria casa, prática chamada no Brasil de home office, não é uma modalidade exatamente nova. Em 2018, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, havia 3,8 milhões de pessoas engajadas no trabalho remoto. Entretanto, a chegada da pandemia de coronavírus no Brasil, a partir de março, acelerou a migração de uma parte da força de trabalho brasileira para o ambiente domiciliar. Isso acontece já que o distanciamento social é uma das principais medidas de prevenção disseminadas.

Essa movimentação tende a consolidar cada vez mais o home office como uma modalidade comum nas empresas, a ponto de deixar os escritórios mais enxutos. Especialistas também preveem que as sedes das empresas serão mais como um “ponto de encontro” dos colaboradores, mesmo após o enfraquecimento da pandemia.

A regulamentação do home office

A modalidade do home office também está na lei: ela foi regulamentada na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) pela reforma trabalhista.

Essa regulamentação determina que a prática deve constar no contrato de trabalho, podendo ser elaborada por um aditivo que deve especificar as atividades realizadas pelo colaborador.

Apesar da legalidade e principalmente da necessidade do home office, a implementação desse formato na empresa exige cuidados e demandas específicas. Dessa forma, é necessário o cuidado para que a empresa siga seu ritmo e mantenha sua produtividade, sem enfrentar percalços desnecessários. Confira alguns pontos importantes:

Equipamentos, suporte técnico e dados para o home office

Um plano de ação para a implementação do home office deve levantar tudo o que é preciso para a migração: equipamentos, suas configurações e instalações. Além disso, é importante a existência de listas de tarefas ligadas às demandas de cada setor em relação a essa transferência de local e o papel de cada colaborador.

A área de Tecnologia de Informação (TI) da empresa, seja própria ou terceirizada, é um ponto importante desse processo. A TI é a responsável por dar o suporte tanto para o período de adaptação quanto para a realização cotidiana das atividades da empresa. Os softwares usados no dia a dia têm de ser instalados, ou podem ser acessados na internet? Os computadores são os mesmos da instituição ou pertencem aos colaboradores? Nesse caso, que adaptações devem ser feitas?

A área de TI também é responsável por proteger os dados e informações da empresa. Afinal, isso pode ser feito por meio de uma rede virtual privada (VPN) para blindar o sistema contra invasões, principalmente porque o acesso à internet é o doméstico.

Proximidade com as equipes

Se a comunicação entre equipes e colaboradores já é um desafio no mesmo espaço físico, quando cada colaborador trabalha de sua própria casa é essencial manter um contato periódico e organizado, priorizando o acompanhamento das tarefas. Nesse caso, é importante ter uma agenda fixa de reuniões e a checagem de rotinas das diferentes áreas da empresa, acompanhadas pelos colaboradores e líderes de cada setor.

É importante ter uma agenda fixa de reuniões e a checagem de rotinas das diferentes áreas da empresa

Para facilitar a comunicação no cotidiano, é possível implementar ferramentas padronizadas de comunicação para vídeo ou teleconferências, como o Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Esses sistemas podem ser acessados na nuvem e permitem a troca de informações em tempo real, bem como o envio de arquivos e links durante as próprias chamadas de áudio ou vídeo.

Como estruturar o engajamento e contato regular no home office

Um dos benefícios do trabalho presencial é o vínculo que se forma a partir da convivência da equipe. Os laços de amizade formados em momentos como a hora do café, a descontração de reuniões, as datas e alcance de metas comemoradas no trabalho.

São fatos do dia a dia como esses que fortalecem o engajamento da equipe e, consequentemente, o comprometimento com a empresa e seus valores.

Contudo, no home office isso não existe por si só: é necessário que a empresa estruture esses vínculos, já que trabalhar de casa é uma atividade aparentemente individual. Pelo contrário, envolve o trabalho com uma equipe com a qual não convivemos diretamente.

Por isso, é importante estimular que esses contatos ocorram regularmente e que não sirvam somente para pontos objetivos do trabalho, já que algumas empresas estão adotando um “happy hour” virtual para “colocar o papo em dia”. Igualmente, no caso da liderança, dar mais retornos, ainda que breves, aos colaboradores, elogiar resultados, pode ajudar a manter a proximidade com a equipe.

Manter a cultura corporativa tanto no trabalho presencial quanto remoto é um estímulo para a dedicação de todos.

Além disso, ela engaja na busca pelos resultados da empresa, especialmente em tempos de crise.

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