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Setor de compras: planejamento e indicadores para reduzir custos

Por banco-topazio | 9 de julho de 2020

Manter a compra de produtos e suprimentos organizada e em dia é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio.

O estoque é um dos aspectos mais importantes da gestão de um mercado ou um negócio varejista de pequeno porte. É esse departamento que garante o produto ao consumidor final, e que proporciona um mix de produtos atrativo e que pode até caracterizar a personalidade do negócio.

Por isso mesmo, é importante que o setor de compras seja gerido de maneira eficiente e, sobretudo em tempos de crise econômica. Portanto, assegurar os suprimentos necessários é estratégico para manter a saúde financeira da empresa, e essencial para evitar erros que impactam muito mais nos pequenos negócios.

É relevante ter em mente alguns aspectos voltados à otimização da gestão de compras de seu estabelecimento e que ajudarão na eficácia dos processos cotidianos de seu negócio:

Planejamento e organização para compras

Traçar um panorama do setor de compras da empresa, planejando ações e processos e os resultados buscados é o que ajuda a reduzir custos. A criação desse setor centraliza todas as ações referentes à aquisição de produtos e suprimentos internos e, portanto, é possível entender as dinâmicas cotidianas dessa área. Assim, pode-se saber qual a época certa para aquisição de produtos (de acordo com safras, a demanda do consumidor ou épocas de preço mais baixo), o que já precisa ser reposto, o que precisa de mais saída, o que está prestes a perder validade, entre outros aspectos.

Apesar de ser útil a dedicação integral de um profissional para esse fim, há programas e aplicativos especialmente voltados à gestão de estoque que o próprio gestor, no caso de pequenos negócios, pode utilizar e que dão uma visão ampla e, principalmente, organizada, de todos os itens adquiridos pela empresa. Alguns exemplos desse tipo de software estão na Conta Azul, Pipefy, empresa que inclusive oferece um modelo gratuito, de requisição de compras, Ibid, entre outras. O Sebrae também oferece uma série de modelos em Excel voltados a práticas como fluxo de caixa, controle de estoque, preço de venda e crédito.

Conheça bem seus fornecedores de compras

Saber escolher seus fornecedores e, além disso, conhecer o mercado como um todo é fundamental para manter a qualidade de seus produtos e poder adquiri-los dentro do prazo que você precisa. Considerar o custo-benefício de seus suprimentos é importante, mas também avaliar os fornecedores quanto à qualidade dos produtos oferecidos, o cumprimento de prazos, a saúde financeira, a flexibilidade de pagamentos, os aspectos logísticos e referências de outros clientes são fatores igualmente importantes.

Criação de indicadores

Quais são as metas do seu negócio? Qual o volume de vendas? Que produtos têm mais demanda e saída? O que não pode faltar para os clientes mais exigentes, mesmo que não tenha muita saída com o público em geral? O que está gerando boa margem? Qual é o sinal de alerta das finanças? Todos esses itens, e muitos outros, podem ser computados e acompanhados periodicamente para a manutenção de um estoque eficiente e, consequentemente, as finanças de seu negócio em dia. O responsável por adquirir as compras da empresa deve fazer um balanço entre o estoque adquirido e as vendas, verificando, por exemplo, qual o nível mínimo que um item pode ter no estoque até que uma nova compra precise ser efetuada. Sabendo a época e o volume de compras, o empreendedor pode negociar preços melhores, prazos de entrega e condições de pagamento. Além disso, por meio dos indicadores, pode prevenir que o estoque fique sem giro e o dinheiro fique parado. 

Alguns desses conceitos são trabalhados neste vídeo preparado pelo Sebrae com boas práticas sobre controle de estoque. 

Gostou dessas dicas? Confira também os aspectos necessários para a gestão de minimercados e gestão financeira para pequenos negócios.

Acompanhe aqui mais conteúdos sobre finanças do blog Mais Negócio.

 

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